Veel organisaties die hun werkprocessen inzichtelijk willen maken en verbeteren, grijpen als vanzelf naar een van de oudste hulpmiddelen: een Brown Paper-sessie. Op een groot vel papier worden met gele Post-It-stickers de bestaande processen in kaart gebracht.
Maar is dit eigenlijk nog wel een tool van deze tijd? Kan een procesworkshop anno 2018 nou niet slimmer? Vijf handige tips om meer diepgang uit een workshop te halen.
- Stel het team centraal
Betrek het hele team bij de workshop. Zorg dat alle rollen, van begin tot einde, zijn vertegenwoordigd. Als iedereen zich verantwoordelijk voelt en eigenaar is van zijn eigen werkprocessen, ontstaat vanzelf empowerment. En niet te vergeten: het verhoogt de motivatie binnen het team enorm.
- Bekijk de processen vanuit verschillende perspectieven
Bestudeer niet alleen het grote plaatje, maar zoom ook eens in op de details van een werkproces. Of laat juist de kleinere onderdelen buiten beschouwing om door de bomen het bos te zien. Door het werkproces van verschillende kanten te bekijken verhoogt het inzicht van allen!
- Kijk naar de uitzonderingen
Focus tijdens de workshop niet alleen op de grootste gemene deler in een werkproces, maar kijk vooral ook naar de uitzonderingen. Juist in die uitzonderingen schuilen namelijk kansen voor verbeteringen. In human-centric organisaties is het aantal aanvragen dat een uitzondering kent immers meestal groter dan het aantal dat als ‘clean case’ door de organisatie gaat.
- Reken alternatieven meteen door
Grijp verbetersuggesties uit het team onmiddellijk aan door het resultaat ter plekke door te rekenen. Dit geeft de teamleden het gevoel dat ze serieus worden genomen. Bovendien kunnen successen direct gevierd worden.
- Houd het enthousiasme vast
Door de effecten van verbetervoorstellen meteen te bespreken, ontstaat enthousiasme in het team. Het is belangrijk om dat enthousiasme vast te houden, ook na de workshop. Ga na afloop dus zo snel mogelijk verder met het invoeren van de suggesties.
Slimme hulpmiddelen
Om werkprocessen bespreekbaar te maken en grondig in kaart te brengen, zijn geavanceerdere methoden nodig dan een Brown Paper met gele stickers. Gelukkig bestaan er tegenwoordig slimme en praktische hulpmiddelen voor het beter begrijpen, verbeteren en delen van processen. Nieuwsgierig geworden? Bij Engage vertellen we u er graag meer over.
