Door eerst de "Basis op Orde" te brengen en hiermee “In-Control” te zijn over bedrijfsprocessen, wordt het fundament gelegd voor procesverbetering en neemt de efficiency van de gehele organisatie toe. De volgende verbeterstappen zijn al genomen binnen Omgevingsdienst NHN:
- Opstellen van een plan van aanpak
Het plan van aanpak bevat informatie over de huidige situatie, het belang van procesmanagement, ambities en specifieke doelen, de rollen en verantwoordelijkheden, projectprioriteiten en randvoorwaarden.
De rollen van het Managementteam, Proceseigenaren, Procesbeheerder, Kwaliteitsmedewerker, Kernteam, Databeheerder en Procesadviseur met bijbehorende verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Iedereen heeft op die manier een rol in het managen van de processen. Hiermee is draagvlak, maar vooral ook duidelijkheid gecreëerd binnen de organisatie.
- Procesworkshops worden georganiseerd om processen in kaart te brengen
Na het samenstellen van het kernteam, dat bestaat uit maximaal 8 personen, zijn er procesworkshops gehouden om zowel de huidige (AS-IS) als gewenste (TO-BE) processen in kaart te brengen. De personen van het kernteam krijgen de opdracht om ook de rest van het team erbij te betrekken. De medewerkers kennen het proces het beste, hun betrokkenheid en input is daarom essentieel bij het (correct) in kaart brengen van de processen. Inmiddels zijn er al 55 processen samen met uitvoerende teams in kaart gebracht, wat heeft geleid tot meer efficiëntie, duidelijkheid en samenwerking binnen de organisatie.
- Invoeren van één centrale bron voor het vastleggen en documenteren van processen
Omgevingsdienst NHN heeft het proceshandboek hiervoor geïntroduceerd. In dit handboek, opgesteld in Engage Process, worden alle processen, rollen, procedures en werkwijzen gedocumenteerd. Het handboek draagt bij aan meer duidelijkheid en helpt medewerkers om hun rol binnen het klantgerichte proces te begrijpen. Alle alternatieven (zoals Word, XLS), die eerder ook werden gebruikt om processen te beschrijven zijn overbodig en niet meer toegestaan binnen Omgevingsdienst NHN.
- Ruimte creëren voor continu verbeteren
Omgevingsdienst NHN volgt het vastgestelde proces, totdat er iets anders wordt bedacht aan de hand van een ontwikkeling van buitenaf of een efficiency slag die medewerkers zelf ontdekken.
De Case Study van Omgevingsdienst NHN benadrukt het belang van een gestructureerde aanpak voor procesmanagement. De introductie van procesmanagement en het uitvoeren van verbetertrajecten hebben geleid tot meer duidelijkheid, efficiëntie en samenwerking binnen de organisatie. Medewerkers zijn nu proactief betrokken bij het identificeren en verbeteren van processen, waardoor er een basis is gelegd voor procesverbetering.
Benieuwd naar het volledige artikel? Download hier de volledige Case Study: Omgevingsdienst NHN: Procesverbetering, maar eerst de basis op orde brengen.
