BIO2 vraagt om risicomanagement dat begint bij je processen

Wat is procesgericht risicomanagement?

Bij procesgericht risicomanagement koppel je risico's en beheersmaatregelen direct aan je processen, en waar nodig aan processtappen. Procesmanagement beschrijft hoe de diensten en het werk binnen de organisatie verlopen; risicomanagement bepaalt wat daarbij mis kan gaan en hoe je dat beheerst.

Waarom een los risicoregister tekortschiet

Een apart register leidt tot versnipperde documentatie en dubbel beheer. Je ziet niet waar risico's in het dagelijkse werk ontstaan. En omdat processen steeds sneller veranderen, raakt zo'n register steeds sneller verouderd en is het niet meer up to date te houden. Denk aan vergunningverlening, uitkeringen of inkoop: processen met persoonsgegevens en financiële stromen, die regelmatig worden aangepast.

Vier voordelen om risicomanagement vanuit de processenstructuur op te zetten:

• In control bij verandering. Wijzigt een proces, dan zie je direct wat dat betekent voor risico's en compliance. De overzichten in inzichten veranderen ook en blijven up to date. Zo blijf je wendbaar zonder grip te verliezen.
• Geen blinde vlekken. Juist de uitzonderingen op de standaard werkwijzen bevatten vaak gevoelige data of verhoogd risico. Leg je die per processtap vast, dan blijven ze niet buiten beeld.
• Gedeelde verantwoordelijkheid. Met de 6 W's (wie, wat, waar, waarmee, wanneer, waarom) en heldere rollen in de eerste, tweede en derde lijn wordt compliance een taak van iedereen, niet alleen van de controller of auditer.
• Betere audits. Auditors krijgen één actueel overzicht met context, verantwoordelijkheden en bewijsvoering. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt de verantwoording sneller en betrouwbaarder.

Praktijkvoorbeeld: Gemeente Maastricht

Het Control Framework van de Gemeente Maastricht is volledig uitgewerkt in Engage Process. Samen met de afdeling Control is een GRC-tabel ontwikkeld op basis van COSO en SoX. Per processtap legt die onder meer key risks, key controls, functiescheiding, line-of-defense en de negen control criteria uit de kadernota rechtmatigheid vast. Rapportages tonen in één oogopslag welke beheersmaatregel welk risico afdekt, en een sign-off door de proceseigenaar sluit de PDCA-cyclus af.

Zo start je snel

Engage Process biedt een standaardinrichting met tabellen voor AVG, risico's en beheersmaatregelen, KPI's en proceskaders, standaardrapportages voor Modeler en Viewer, en een Teamboard om bevindingen op te volgen. Na een korte intake plaatsen wij de gekozen standaardtabellen en bijbehorende rapportages in de Engage Process omgeving van de klant. Deze inrichting vormt een bewezen basis voor onder andere risicomanagement, informatiekaders of prestatie-indicatoren, en is verder uit te breiden als dat gewenst is.

Conclusie

De BIO2 maakt risicomanagement een doorlopende taak in plaats van een jaarlijkse exercitie. Door risico's, maatregelen en verantwoordelijkheden aan processtappen te koppelen, blijf je in control terwijl je organisatie verandert. En medewerkers zien zelf welke risico's in hun werk spelen.

Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Vraag een demo aan via je accountmanager of via sales@engageprocess.com. Of klik hier en lees in de case study hoe Gemeente Maastricht GRC holistisch integreert in haar procesmanagement.