Met het gebruik van Engage Process bracht de City of Edinburgh in twee jaar tijd meer dan duizend processen in kaart, waardoor de zichtbaarheid van de hele organisatie werd vergroot. Bovendien bereikten ze £175.000 aan besparingen en verwachtten ze nog eens £800.000 aan besparingen.
De uitdaging van effectieve budgeten
Netzoals bij vele andere councils in het Verenigd Koninkrijk, is de grote vraag bij Edinburgh City Council hoe er moet worden omgegaan met de constante budgetbeperkingen. Martyn Thompson is bij de organisatie werkzaam als Senior Change and Delivery Officer in het Lean Automation team. Zijn taak is het vinden van een oplossing voor deze uitdaging.
“Onze uitdaging bij Edinburgh, zoals bij de meeste publieke instellingen, is het effectief besparen van geld. Hierbij kijkend naar processen, diensten en andere dingen die gebeuren binnen de council die we kunnen identificeren als financiële voordelen.”
De council was opzoek naar een oplossing die kon helpen bij het tackelen van deze uitdaging.
Stakeholders aan boord krijgen
Volgens Martyn helpt het in kaart brengen en het visueel maken van een process, bij het verhogen van vertrouwen bij de stakeholders. Wanneer een proces visueel is, kunnen senior managers en andere belanghebbenden het begrijpen en vertrouwen krijgen in wat er wordt gedaan. Zeker als dit wordt ondersteund door feiten.
Bij Edinburgh wordt dit voornamelijk gedaan d.m.v. een validatieproces, opgebouwd uit drie stappen. Hier geeft Martyn een beschrijving van dit proces:
“We brengen in kaart wat de specifieke dienst is of zorgen ervoor dat het team dat de dienst uitvoert dit doet. Vervolgens valideren we dit met de deskundigen of service managers. We komen daarna weer bij elkaar en houden een lean workshop. Dus normaal gesproken bestaat het validatieproces uit drie stappen, waarbij de mensen die betrokken zijn bij het proces én bedrijfsanalisten of veranderingsfunctionarissen daadwerkelijk deel uitmaken van het gesprek met de managers.”
De manier waarop ze de processen in kaart brengen en proberen meer mensen te betrekken, in plaats van alleen het procesteam, helpt om eigenaarschap te creëren voor alle betrokken werknemers en belanghebbenden.
De eerste indrukken van Engage Process
Als iemand die verschillende processoftware heeft gebruikt, zei Martyn dat hij een beetje ongerust was over het oppakken van wéér een andere tool. Maar binnen de eerste vijf minuten van een demo van Engage Proces, verklaarde Martyn dat hij al gauw besefte dat Engage Process anders is.
“Het geeft ons zeker alles wat we nodig zouden hebben. In plaats van vier of vijf verschillende documenten te hebben met een rekenmachine op één, een spreadsheet in een ander en weer een ander document die alleen volumes of een risico-log bevat. Dankzij Engage hebben we hiervoor nu een centrale opslag, bestaande uit een risicologboek, kosten en tijd, betrokken rollen en al onze processen. Het is dus echt een soort one-size-fits-all software.”
Hoe Engage Process Martyn en zijn team hielp
Martyn gaf aan dat de Engage Process Suite hem en zijn team op verschillende manieren heeft geholpen:
- Het hielp ze hun processen van begin tot eind te begrijpen.
- Het hielp ze te begrijpen wie er betrokken zijn bij een proces en welke variabelen hierin worden meegenomen
- Het gaf een duidelijke weergave van hoeveel tijd een proces in beslag neemt en welke kosten hieraan verbonden zijn.
- Het in kaart brengen en analyseren van processen hielp Martyn en zijn team hun bevindingen en business cases te onderbouwen met feiten.
“Voor iemand die gewoon van start wil gaan met het in kaart brengen van processen, kan dit al worden gedaan met weinig training. Het is heel intuïtief en zeer geavanceerd. Het is niet zoals eerdere soorten process mapping-software die ik heb gebruikt, waar je een training van een halve dag nodig hebt, alleen om een basisproceskaart op de pagina te krijgen."
Resultaten en verwachte uitkomsten
Martyn benadrukte ook welke resultaten Edinburgh tot nu toe heeft behaald, in het kader van hun ambitie om zo kosteneffectief mogelijk te zijn. Ze hebben tot nu toe £175k aan besparingen gerealiseerd, waaronder het voltooien van de implementatie van de veranderingen. Daarnaast hebben ze ook £400k aan extra besparingen die momenteel worden geleverd in meerdere projecten. Ten slotte zijn er nog eens £800k aan toekomstige besparingen geïdentificeerd.
The City of Edinburgh Council werkt samen met onze UK partner Andy Sandford, van We Are Lean and Agile. Dit artikel is een samenvatting van een interview met Martyn Thompson en schept een beeld van de samenwerking en behaalde resultaten tot nu toe. Het volledige transcript van het interview is te vinden op de website van We Are Lean and Agile.
Bron: Andy Sandford, We Are Lean and Agile
