<img src="https://secure.frog9alea.com/152419.png" alt="" style="display:none;">

Business Process Management: Blogs, Cases, Nieuws en meer

Hoe inefficiënte processen uw organisatie remmen

De negatieve effecten van inefficiënte processen begrijpen is cruciaal voor het ontwikkelen van toekomstbestendige, agile organisaties.

iStock-803227210
Image credit: iStock/erhui1979

Veel organisaties zijn de afgelopen jaren met procesmanagement programma’s gestart, met thema’s als Lean, Agile, Scrum etc. Deze programma’s hebben dan als doel om de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie te vergroten. Een belangrijke vraag daarbij is wat nou de voordelen van deze programma’s zijn en waar de organisatie wordt geremd als de processen niet verbeterd worden.


Procesverbeterprogramma’s brengen altijd kosten met zich mee. De programma’s moeten ingericht worden, mensen moeten ervoor aan de slag en doorgaans zijn bijvoorbeeld ook een cultuurverandering en nieuwe functieomschrijvingen nodig. Zijn deze kosten en is deze moeite het wel waard? Of, nog belangrijker, wat is de schade als we het niet doen?

Samengevat hebben procesverbeterprogramma’s een positief resultaat op de kosten, op de kwaliteit van producten of diensten, en op levertijden. Laten we deze drie hier verder onderzoeken.

 

De prijs of de kosten van producten en diensten

Wanneer we uitsluitend naar de efficiëntie kijken, dan doet procesmanagement het doorgaans goed. Als productieteams gevraagd wordt naar hun proces te kijken en het te onderzoeken voor verbetering, dan vinden ze vaak inefficiënties die in het proces gesloten zijn. Andersom beredeneerd, wanneer we hier niet naar kijken, dan blijven we dezelfde efficiëntie houden die we hebben. Dus als concurrenten hun kosten verlagen, dan zullen we ze moeilijk bij kunnen houden.

Wanneer we teams bijvoorbeeld vragen waar taken of rollen gecombineerd kunnen worden, dan komen er doorgaans suggesties. Evenzo, als we ze vragen wat de grondoorzaak is van normale verstoringen of problemen, dan weten ze die na enig onderzoek te benoemen en is de kans dat het proces in 1x goed uitgevoerd kan worden weer groter.

Een prachtig voorbeeld kwam naar voren bij de Gemeente Venlo. De betrokkenen van het klacht-afhandelingsproces brachten hun proces in kaart en bestudeerden het. Daarbij bestempelden ze 8, van de totaal 80 stappen in het proces, als echt klant-waardetoevoegend. Het was de eerste keer dat ze samen als team naar dit proces in zijn geheel keken en de analyse uitvoerden, maar het resultaat was verbluffend!

Kortere levertijd of andere tijdswinsten

Een van de meest belangrijke winstpunten van procesmanagement is het verminderen van de tijd die nodig is een product of dienst of te leveren. Goede procesmanagementsoftware helpt u het betreffende proces diepgaand te onderzoeken en door te rekenen. Het is heel zinvol om voor processen de som van de bewerkingstijd, de doorlooptijd en wachttijden door te rekenen, knelpunten te bestuderen en mogelijkheden te vergelijken.

Het blijkt vaak dat wanneer er nog niet kritisch naar processen gekeken is vanuit een verbeteraanpak, dat de totale bewerkingstijd slechts een klein deel van de totale doorlooptijd is. De tijd tussen het belletje van de klant met de aanvraag en de werkelijke levering van het product is vaak enkele dagen of zelfs weken, terwijl de totale bewerkingstijd slechts enkele uren blijkt te zijn.

Wanneer de doorlooptijd veel langere is dan de totale bewerkingstijd, dan kan procesmanagement het team helpen de doorlooptijd in korte tijd drastisch te verminderen, niet door harder te werken, maar door slimmer te werken. En wanneer dit lukt, dan kan de organisatie beter concurreren met agressieve nieuwe concurrenten en/ of bestaande klanten beter bedienen zonder dat daar speciale kosten voor gemaakt moeten worden.

Betere kwaliteit van producten en diensten

Tenslotte, kwaliteitsverbetering is een integraal onderdeel van ieder procesverbetering initiatief. Daarbij worden verbeteringen gemaakt om zaken “in-1-keer-goed” te doen en om de “grondoorzaak” te vinden van problemen die zich voordoen. De teams worden uitgedaagd om niet alleen een oplossing te vinden voor problemen of fouten in producten, maar om vooral ook grondig te onderzoeken wat de oorzaak was en ervoor te zorgen dat het “nooit” meer gebeurd. Heeft dat een onderdeel van efficiëntie? Natuurlijk! De tijd en de energie die nodig is om correcties aan te brengen is vaak groot en naast de kosten die dat met zich meebrengt heeft het ook een negatieve impact op klanttevredenheid.

Wanneer organisaties er een gewoonte van maken om kritisch naar hun manier van werken te kijken, dan worden die organisatie dynamisch, flexibel, agile. Bij deze organisaties wordt het normaal om samen te kijken waar het effectiever en efficiënter kan. De cultuur die dan ontstaat maakt de hele organisatie dynamischer en deze kan dan ook snel en beter inspelen op veranderingen in de markt zonder daar veel speciale kosten voor te moeten maken.

Naarmate de wereld om ons heen dynamischer wordt is dit element van procesmanagement wellicht het meest belangrijke aspect voor organisaties om te overleven. Een organisatie die niet kan meekomen in deze dynamisch wereld wordt dus de-facto geremd als je niet aan efficiëntieverbetering werkt.

 

More Posts

Deel dit:

 

 

Lees over ons product

Eenvoudiger & Effectiever Business Process Management

Probeer de snellere en effectievere manier om processen te ontwerpen, analyseren en delen. Start een gratis proef op de Engage Process Modeler.

Probeer gratis uit