Bij veel processen zijn de stappen die leiden tot een succesvol resultaat eenvoudig te identificeren. Maar zodra een stap een onsuccesvol resultaat oplevert of wanneer wet- en regelgeving minder gedetailleerd is, neemt de zekerheid af. Op dat moment komen subjectieve factoren zoals best practices, maatschappelijke verantwoordelijkheid en klantbeleving om de hoek kijken. Het risico? Teams verliezen zich in discussies over hoe deze kloof moet worden ingevuld. Dit vertraagt de sessie en kan leiden tot een proces dat gedetailleerd lijkt, maar toch onvolledig is – omdat het bekende pad niet wordt afgemaakt.
Waarom is dit een probleem?
Onbekende stappen zorgen voor inconsistentie. Verschillende teams hanteren uiteenlopende aanpakken, dossiers blijven liggen of verdwijnen zelfs uit beeld. Het gevolg: vertragingen, klachten en compliance-risico’s. In een tijd waarin organisaties onder druk staan om efficiënt en transparant te werken, is dit een serieus knelpunt.
Hoe pak je de kloof aan?
Net zoals in de metro: “mind the gap”, maar laat het je niet tegenhouden om verder te gaan. Het is cruciaal om deze gaten te erkennen en zichtbaar te maken. Een praktische methode is het markeren van onbekende stappen tijdens het in kaart brengen van het proces. Dit kan bijvoorbeeld door een icoon of label toe te voegen op de plek waar informatie ontbreekt.
Waarom werkt dit?
- Het voorkomt dat sessies vastlopen.
- Het helpt teams zich te concentreren op wat wél bekend is.
- Het creëert een duidelijke lijst van punten die later moeten worden uitgewerkt.
Het invullen van deze gaten vraagt vaak om extra input van collega’s of aanvullende expertise. Soms volstaat een paar vervolggesprekken, andere keren is een aparte workshop nodig. Hoe dan ook: het erkennen van de kloof is de eerste stap naar een robuust proces.
De ‘Mind the Gap’-mentaliteit
Procesmanagement is zelden een rechte lijn. Gaten zijn onvermijdelijk, maar niet onoverkomelijk. Door deze onbekenden actief te markeren en later op te lossen, behoud je momentum en zorg je voor processen die zowel compliant als adaptief zijn.
Omarm daarom deze drie principes:
- Identificeer de gaten: maak ze zichtbaar in je procesmodel.
- Betrek de juiste mensen: vul de kloof met kennis en verantwoordelijkheid.
- Laat onzekerheid je voortgang niet ontsporen: ga verder met wat je weet.
Goed gedocumenteerde processen zijn essentieel voor compliance, klantbeleving en organisatorische veerkracht.
Dus: focus op wat je weet, markeer wat je niet weet en houd het proces op koers.
👉 Download onze whitepaper voor praktische tips over het organiseren van een succesvolle procesworkshop.
Bron: Guest Blog ft. Kristin Mcintosh, Newark and Sherwood District Council
