Elke afdeling Burgerzaken/Publiekszaken wil haar administratieve organisatie op orde hebben. Daarvoor is het noodzakelijk dat de werkprocessen goed zijn beschreven, zodat daar altijd op terug te vallen is. Bij de beschrijving van de werkprocessen moeten een aantal hoofdvragen gesteld worden.
De hoofdvragen die naar voren komen zijn als volgt:
- Welke processen voeren wij uit voor welke producten en diensten?
- Hoe start ons werkproces en hoe eindigt deze?
- Welke processtappen zetten we en wat gebeurt er in die stappen?
- Welke beslismomenten zijn er in het proces en welke voorwaarden gelden daarbij?
- Welke documenten of applicaties zijn van belang bij het proces en de afzonderlijk stappen?
Los hiervan kan de procesbeschrijving worden aangevuld met de wijze waarop de activiteiten worden uitgevoerd. Hoe wordt het gedaan en wie is of zijn verantwoordelijk.
Het is nogal een klus om de werkprocessen goed te beschrijven. Daarom is de NVVB ruim 20 jaar geleden samen met 10 gemeenten begonnen om de belangrijkste werkprocessen van Burgerzaken generiek te beschrijven. Momenteel hebben zo’n 120 gemeenten een abonnement waarmee ze toegang hebben tot de generiek beschreven werkprocessen Burgerzaken en de wijzigingen en aanvullingen. Inmiddels kent het product NVVB Werkprocessen Burgerzaken® 86 werkprocesmodellen die, tot nu toe, jaarlijks voorzien worden van een nieuwe versie.
De afgelopen jaren beheerde de NVVB de processen in de beheerapplicatie Perceptive Process (eerder bekend onder de namen Protos en later BPMone). Het bureau NVVB was al enige tijd op zoek naar een andere beheertool, die meer aansluit bij de wensen die de NVVB voor dit product heeft. De keus is daarbij gevallen op Engage Process.
Dat betekent dat de NVVB afscheid gaat nemen van Perceptive Process. Een aantal abonneegemeenten werken nog met deze beheerapplicatie. Deze gemeenten krijgen dit najaar nog een laatste uitlevering van een versie die daarvoor geschikt is. De NVVB hoopt dat deze gemeenten ook een overstap willen maken.
Abonneegemeenten die er geen behoefte aan hebben om de NVVB Werkprocessen Burgerzaken® in eigen beheer te hebben, kunnen er ook voor kiezen gebruik te maken van de kennisbank van Engage Process waarin alle NVVB Werkprocessen Burgerzaken beschikbaar komen.
Dus, als jij voor de uitdaging staat de werkprocessen burgerzaken van jouw gemeente te beschrijven, bedenk dan dat 80% van het werk al voor je is gedaan. Een abonnement op de NVVB Werkprocessen Burgerzaken® wordt aantrekkelijker, want het voornemen is om de content continue actueel en constant beschikbaar te houden.
