Rechtmatigheid verantwoord met Procesmanagement als fundament

Procesmanagement als fundament voor rechtmatigheid

Rechtmatigheid raakt vrijwel alle primaire processen van een woningcorporatie. Toch zijn deze processen vaak niet volledig zichtbaar, bespreekbaar, of gestandaardiseerd. Procesmanagement is dan een essentieel hulpmiddel om:

• De activiteiten en diensten in werkprocessen gestructureerd vast te leggen.
• Binnen die processen de rollen en verantwoordelijkheden helder te benoemen.
• Uitzonderingen te herkennen, ook in kaart te brengen en te beheersen.
• De kosten binnen alle processen, en daarmee dus van de bedrijfsactiviteiten, door te rekenen.
• Medewerkers, via hun rol in de processen, bewust te maken van hun rol in compliance.
• In de processen de financiële controles, die voor de rechtmatigheidsverantwoording moeten plaatsvinden, helder aangeven; “is deze specifieke situatie van toepassing, dan moet eerst deze controle worden uitgevoerd, door die rol, in dat systeem en met die beheersmaatregel”.

Door processen samen met medewerkers te bepreken en te modelleren, ontstaat inzicht in hoe het werk écht wordt uitgevoerd. Dit vergroot de betrokkenheid, maakt uitzonderingen zichtbaar en legt de basis voor continu verbeteren. Door werkprocessen in kaart te brengen is het mogelijk om via rapportages direct handvatten te geven voor interne en externe (accountants)controle.

Uitzonderingen in hoe het werk wordt uitgevoerd: het echte risico

Het grootste compliance-risico schuilt vaak niet in het standaardproces, maar in de uitzonderingen binnen dat proces. Denk aan maatwerk bij toewijzing, afwijkende huurafspraken of bijzondere situaties. In organisaties waar veel mensen werken, zoals woningcorporaties ontstaan deze uitzonderingen vaak organisch – door nieuwe medewerkers, nieuwe IT-systemen, veranderende klantvragen of interne optimalisaties. De som van de uitzonderingen is vaak zelfs veel groter dan het aantal gevallen dat als een ‘clean case’ behandeld kan worden. Zonder inzicht in deze uitzonderingen op het proces is het onmogelijk om écht ‘In Control’ te zijn en een kloppende rechtmatigheidsverantwoording af te leggen. Procesmanagement helpt deze uitzonderingen zichtbaar en beheersbaar te maken

Medewerkers maken het verschil

Een goede compliance-aanpak vraagt om betrokkenheid van medewerkers in alle werkprocessen. Waarom is dat essentieel?

1. De zojuist-genoemde uitzonderingen; Alleen de medewerkers weten vaak of het werk altijd op een standaard manier wordt uitgevoerd, of dat er een uitzondering is. Deze informatie, hun input, is essentieel om het proces goed in kaart te brengen.
2. Na het bespreken van het werk en vastleggen in processen, is het de bedoeling dat de medewerkers ook inderdaad werken zoals afgesproken. Wanneer zij meedoen met het in kaart brengen, voelen zij zich mede-eigenaar van het proces en gaan ook echt zo werken.
3. Medewerkers die weten waar in het proces compliance-zaken spelen, kunnen dat in perspectief plaatsen en de organisatie ondersteunen om fouten en niet-compliance zaken te voorkomen.
4. Processen zijn aan veranderingen onderhevig. Wanneer de processen veranderen, omdat de diensten aangepast moeten worden of wet- of regelgeving veranderen, dan kunnen medewerkers vanuit die kennis helpen de zaak ‘In Control’ te houden. Zeker wanneer er nieuwe “uitzonderingen” ontstaan waar eerder een compliance-situatie niet van toepassing was, is deze betrokkenheid zeer belangrijk. Immers, uitzonderingen zijn situaties waar net even anders gehandeld moet worden.

Synergie tussen verschillende projecten

Tenslotte speelt procesmanagement een fundamentele rol om synergie te bereiken door de rechtmatigheidsverantwoording te relateren aan overige doelstellingen van de organisatie. Woningcorporaties moeten aan steeds meer eisen en doelstellingen voldoen. Wanneer deze allemaal in relatie met de werkprocessen worden gebracht, dan ontstaat er een synergie.

1. Bij veranderingen in bijvoorbeeld systemen, risico’s, rollen en werkprocessen, kan procesmanagement ervoor zorgen dat andere projecten en rapportages niet verouderd raken. Zo kan er voorkomen worden dat een rechtmatigheidsrapportage of AVG verwerkingsregister verouderd is, net voordat er een controle plaatsvindt omdat een proces veranderd is.
2. Wanneer het werk van de Woningcorporatie afdoende in processen vertaald is, dan kunnen heel veel andere projecten dat als fundament gebruiken. Andere projecten worden dan veel goedkoper en sneller. Bijvoorbeeld, een concept AVG verwerkingsregister is binnen een paar minuten uit de Engage Process omgeving te halen!
3. Een belangrijk resultaat daarvan is, dat de vereiste rechtmatigheidscontrole niet alleen een kostenpost is die op zichzelf staat, maar een reguliere compliance verantwoordelijkheid waarvan de basis al verzorgd is door de werkprocessen goed in kaart te hebben. Een logische stap natuurlijk, want om in control te zijn van de kosten moet je eerst in control zin van de werkwijzen.

Conclusie: rechtmatigheid begint bij procesbewustzijn

Voor woningcorporaties is rechtmatigheid geen eenmalige verplichting, maar een doorlopend proces dat sterk verweven is met de dagelijkse praktijk. Door procesmanagement structureel te integreren in de organisatie – niet als extra taak, maar als onderdeel van het werk – ontstaat inzicht, eigenaarschap en grip. Medewerkers die weten waar in het proces compliance-eisen spelen, kunnen bewust en effectief handelen. Zo wordt rechtmatigheid méér dan een vinkje: het wordt een kans om processen te verbeteren, risico’s te beheersen en maatschappelijke opgaven beter te realiseren.

Ontdek wat Engage Process voor jouw corporatie kan betekenen
Bezoek ons op standnummer 20 tijdens Corporatieplein op 11 september in Houten of lees meer op onze website over hoe steeds meer woningcorporaties hun processen optimaliseren met Engage Process – met als resultaat betere dienstverlening en bewoners die écht centraal staan.