Succesvol implementeren van nieuwe technologieën

Procesmanagement als fundament

Het overwegen van nieuwe technologieën begint vaak met het opstellen van de business case voor de organisatie. Dit helpt bij het beantwoorden van een aantal belangrijke vragen: Waarom en waar moeten we een verandering doorvoeren? Hoe zal dit ons bedrijf en onze diensten vooruit helpen? Een belangrijke stap bij het beantwoorden van deze vragen is het in kaart brengen van de huidige processen. Dit vormt de basis voor het herontwerpen van processen om zo beter de impact van de veranderingen te begrijpen. Door dit te doen, kunnen organisaties de behoefte aan nieuwe technologieën duidelijker identificeren en de aanschaf hiervan rechtvaardigen.

Sturen op succesvolle implementatie

Succesvolle implementatie van nieuwe technologieën vereist van organisaties om eerst in gesprek te gaan met medewerkers en inzicht krijgen in de dagelijkse werkprocessen. Dit is niet alleen een belangrijke stap in het aantonen van de toegevoegde waarde en het ondersteunen van de business case voor een investering, maar speelt ook een fundamentele rol voor een succesvolle implementatie. Hoe implementeer je de technologie binnen de organisatie? Welke uitdagingen kunnen we verwachten tijdens de implementatie en hoe kunnen we deze overwinnen? Hoe creëren we draagvlak binnen de organisatie? Welke extra middelen kunnen nodig zijn voor een succesvolle implementatie? Hoe ziet succes eruit? Dit zijn cruciale vragen die veel organisaties lastig vinden om te beantwoorden bij het implementeren van nieuwe technologieën en systemen. Hieronder enkele belangrijke overwegingen en strategieën voor succesvolle implementatie van een nieuwe technologie.

Technologie afstemmen op bedrijfsdoelen

De eerste stap bij een succesvolle technologie-implementatie is ervoor te zorgen dat deze in lijn is met de visie en doelen van de organisatie. Deze afstemming helpt bij het prioriteren van technologieën die de grootste impact zullen hebben. Om een solide basis te leggen voor een succesvolle implementatie en de volledige impact van de nieuwe technologie te begrijpen, moeten eerst de huidige processen worden geanalyseerd en gedocumenteerd.

Door medewerkers te betrekken bij het definiëren van de huidige (AS-IS) processen, krijgen teams inzicht in hoe het bedrijf vandaag de dag opereert. Dit vormt de basis voor het definiëren van toekomstige (TO-BE) processen; het aanpassen van de huidige manier van werken door te evalueren welke verbeteringen er nog mogelijk zijn in het huidige proces en hoe de nieuwe technologie kan zorgen voor toegevoegde waarde en procesverbetering. Hierdoor kunnen de prioriteiten worden verschoven naar de processen en processtappen die hier het meest van zullen profiteren. Door processen te analyseren, worden organisaties in staat gesteld om beter geïnformeerde en data-gedreven beslissingen te nemen.

Het Engage Process platform is ontworpen om ‘People Driven Change’ mogelijk te maken; het houden van procesworkshops, zodat verschillende teams samen kunnen komen en feedback kunnen geven terwijl ze de impact van veranderingen real-time kunnen bekijken.

Door medewerkers van verschillende afdelingen te betrekken, begrijpen de verschillende teams ook hoe veranderingen in het ene deel van het bedrijf invloed kunnen hebben op andere delen. Zodra de processen zijn uitgewerkt, maken zwembanen het eenvoudig om snel te zien waar technologie wordt ingezet en welke rollen daarbij betrokken zijn.

Voorbeeld procesweergave in Zwembanen o.b.v. applicaties.

Benieuwd naar meer informatie over het opzetten en uitvoeren van een succesvolle Procesworkshop? 

Betrek stakeholders vroeg en vaak

Het implementeren van nieuwe technologie is niet alleen een IT-verantwoordelijkheid. Het is essentieel om stakeholders vanaf het begin te betrekken om draagvlak te creëren en zo een soepele implementatie te garanderen. Stakeholders zijn iedereen, van topmanagers tot eerstelijns medewerkers, die dagelijks met de technologie in aanraking komen. Hun inzichten en feedback zijn van onschatbare waarde bij het afstemmen van de technologie op de behoeften van de organisatie en helpen om eventuele silo’s te verbinden.

Tip: Vorm een multi-functioneel team bestaande uit vertegenwoordigers van IT, operatie, financiën, kwaliteitsborging en eindgebruikers om toe te zien op de implementatie en gebruik Engage Process om tijdens gezamenlijke workshops processen in kaart te brengen en te analyseren.

Silo's verbinden

Om te begrijpen waar de nieuwe technologie de meeste impact zal hebben, is het essentieel om silo's te verbinden en de organisatie holistisch te bekijken. Dit betekent processen van begin tot eind begrijpen, niet alleen binnen elke afdeling, maar ook hoe veranderingen door de organisatie zullen stromen.

Met behulp van het Engage Process platform kunnen teams processen visualiseren en silo's verbinden door een overkoepelend beeld geven van functie overschrijdende werkprocessen en afhankelijkheden.

Begin bij de gebruikers voor een succesvolle implementatie

Bij de implementatie van technologie kan een ‘bottom-up’ benadering bijzonder effectief zijn. Identificeer waar de technologie de meeste impact zal hebben door te begrijpen waar en hoe deze zal worden gebruikt.

Impactgebieden identificeren: Ga in een vroeg stadium al in gesprek met eindgebruikers om inzicht te krijgen in hun problemen en hoe de nieuwe technologie deze kan oplossen.

Resultaatgerichte implementatie: Focus op specifieke resultaten die de technologie beoogt te bereiken en zorg ervoor dat deze aansluiten op de behoeften van gebruikers en de doelstellingen van de organisatie.

Daarnaast is het belangrijk om bij het herzien van processen ter voorbereiding op transformatie of implementatie van nieuwe technologieën rekening te houden met de "verborgen fabriek". In Lean-principes verwijst dit naar uitzonderingen op standaardwerkwijzen. Voordat organisaties processen automatiseren of veranderingen doorvoeren, is het belangrijk om deze uitzonderingen in het proces eerst in kaart te brengen. Door dit werk van tevoren te doen, worden risico's beperkt en kunnen nieuwe oplossingen echt effectief zijn.

Tip: Voer testprogramma's uit in geselecteerde gebieden om feedback te verzamelen en het implementatieproces te verfijnen voordat het op grote schaal wordt uitgerold. Gebruik Engage Process om feedback te documenteren en implementatieplannen te herzien, inclusief Teamboard om de taken en voortgang bij te houden. Met de intuïtieve pictogrammen en feedbackmogelijkheden op afstand maakt Engage Process ‘people driven change’ mogelijk.

Een cultuur van samenwerking stimuleren

Elke afdeling moet begrijpen wat hun rol is in het implementatieproces en hoe workflows zullen worden beïnvloed. Door vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en rollen te betrekken, wordt vanaf het begin draagvlak gecreëerd.

Het processenhandboek dat in Engage Process wordt gemaakt, dient als centrale bron voor het vastleggen en documenteren van alle processen, rollen, procedures en werkwijzen. Medewerkers worden aangemoedigd om feedback te geven en de proceseigenaar ontvangt deze feedback via e-mail voor bespreking in het verbeterteam. Een belangrijk voordeel van het processenhandboek is dat het medewerkers helpt hun taken te zien binnen de context van klantgerichte processen.

Het doornemen van de huidige (AS-IS) processen is ook een goed moment om te beoordelen waar de uitdagingen liggen en hoe de nieuwe technologie een oplossing kan bieden.

Grip en draagvlak krijgen

Het invoeren van nieuwe technologie stuit vaak op weerstand vanwege de "angst voor verandering". Om dit te overwinnen, is het cruciaal om de impact en voordelen van de technologie te benadrukken. Laat de impact van veranderingen real-time zien door de huidige (AS-IS) processen te vergelijken met de verbeterde (TO-BE) processen. Het communiceren van het "waarom" achter de verandering kan het fundament vormen voor een succesvolle implementatie binnen de organisatie.

Met Engage Process kun je processen vergelijken, analyses uitvoeren en bekijken welke technologieën er worden gebruikt op procestapniveau. De mogelijkheid om de impact en resultaten van nieuwe technologie te demonstreren, maakt het gemakkelijker voor belanghebbenden om direct de voordelen te zien.

Praktische tip: Ontwikkel een plan voor verandermanagement met communicatiestrategieën, trainingsprogramma's en feedbackrondes om continu te verbeteren, uitdagingen aan te pakken en successen te benadrukken.

Conclusie

Het aanpassen aan nieuwe systemen en werkwijzen kan een uitdaging zijn, maar een goed doordachte strategie en duidelijke communicatie over de impact op teams zijn essentieel voor succes. Een holistische en gezamenlijke aanpak, waarbij technologie wordt afgestemd op bedrijfsdoelen en relevante stakeholders worden betrokken, helpt organisaties de complexiteit van technologische implementaties te overwinnen. Engage Process is een waardevol hulpmiddel dat deze veranderingen ondersteunt door het eenvoudig te maken om procesworkshops te faciliteren en effectieve discussies en feedback te bevorderen.