Door een sterke toename in het aantal zaken begon het Nederlandse Hooggerechtshof recent problemen te zien. Wettelijke doorlooptijden werden soms niet gehaald en de werkdruk op medewerkers en rechters nam immer toe. Het was duidelijk dat zij actie moesten ondernemen om het extra werk aan te kunnen.
Initieel werd met behulp van spreadsheets gekeken naar capaciteitsplanning, wat niet direct de gewenste resultaten opleverde. Toen duidelijk werd dat er meer moest gebeuren zette het management de stap om adviesbureau Tranz (www.tranz.nu) in te schakelen. Dit Nederlandse adviesbureau is gespecialiseerd in business process management en de daarbij passende methodieken als Lean en Theory of Constraints.
Tranz introduceerde een aanpak om stapsgewijs responsetijden en werkdruk te verbeteren.
Multidisciplinair
Er werd een multidisciplinair team samengesteld met alle rollen uit de primaire processen. In dit team zaten rechters, juridisch- en administratief medewerkers.
Visualisatie & analyse
Dit team begon met het in kaart brengen van hun proces. Zij visualiseerden de activiteiten in het proces en berekenden vervolgens indicatoren als bewerkingstijd, aantallen, wachttijden etc. Deze gegevens werden uit workflow gehaald en waar nodig werden tijdsmetingen uitgevoerd. Deze analyse gaf inzage in de bottlenecks van het proces.
Gedragen oplossingen
Op basis van de resultaten ging het team aan de slag met oplossingen. Doordat de deelnemers het proces tot in detail begrepen, waren zij in staat om zelf tot oplossingen te komen die door het hele team gedragen werden.In het vinden van de oplossingen keken zij naar een reeks oplossingen, zoals het combineren van taken of de mogelijkheid om werk parallel uitvoeren. Ook werd de mogelijkheid bekeken om sommige besluiten vroeger te nemen of bij een ander team te beleggen.
Het team heeft uiteindelijk de beste oplossingen gekozen en is die gaan invoeren. Dat heeft ertoe geleid dat doorlooptijden en de werkdruk uiteindelijk afnamen.
De succesfactoren
Reflecterend op de factoren dit traject een succes maakten, concluderen Tranz experts (Jean-Marie Langen, Nicoline Jansen en Fred van Setten) dat het betrekken van alle rollen in de analyse het grote verschil heeft gemaakt.
Doordat het team zelf in staat was om het proces te visualiseren, oplossingen te bedenken en de juiste daaruit te selecteren, werd het een stuk eenvoudiger om die verbeteringen ook daadwerkelijk in de praktijk te brengen.
De experts van Tranz deelden deze case doordat de visualisatie en analyse mogelijkheden in de Engage Process Suite in belangrijke mate bijdroegen aan het eindresultaat.
