Mijn dochter van tien zit op hockey en als liefhebbende vader heb ik me aangemeld als coach. Elke zaterdag sta ik op het sportveld om haar team goed door de wedstrijd te loodsen. Vlak voor de wedstrijd houden we altijd een voorbespreking. We staan nog even stil bij de vorige wedstrijd. Wat ging er goed? Wat moet er beter? We bespreken wat we kunnen verwachten, wie waar in het veld gaat staan en hoe we eventuele corners nemen. Iedere week weer nemen we de wedstrijd tot in detail door zodat iedereen weet wat haar te doen staat. In de pauze doen we het nog eens dunnetjes over: hoe verliep de wedstrijd tot dusverre, hoe werkt het plannetje dat we bedacht hadden en wat worden de wissels?
Deze aanpak werkt uitstekend. Als trotse coach kan ik zeggen dat het D09 meisjesteam van Kampong supergemotiveerd is en elke week beter wordt. Dat betekent niet dat we iedere wedstrijd winnen, maar we hebben er plezier in en halen er het maximale uit!
U wilt bedrijfsprocessen inrichten waarmee u kunt scoren?
In de sport is deze gang van zaken de gewoonste zaak van de wereld. Of het nu om amateurs of professionals gaat, jeugd of senioren, wedstrijdbesprekingen horen er gewoon bij!
Drong deze werkwijze ook maar eens door in het bedrijfsleven! Zo gebruikelijk als het op het sportveld is om de taken onderling te bespreken, te evalueren en ter discussie te stellen, zo lastig ligt dat op de werkvloer. De meeste bedrijven bestaan nog steeds uit functioneel georganiseerde afdelingen en teams die weinig met elkaar overleggen. Dat kan de effectiviteit van uw organisatie flink in de weg zitten.
Zonder samenwerking geen optimaal resultaat
Maar al te vaak kom ik bij organisaties over de vloer waar men zoekt om de bedrijfsprocessen beter te laten lopen. Als ik even doorvraag waarom de werkzaamheden niet goed lopen, dan krijg ik negen van de tien keer hetzelfde te horen. Het is onduidelijk wie wat doet als we het complete klantproces van A tot Z beschouwen. Vaak is er geen overzicht en nauwelijks overleg tussen de verschillende afdelingen of rollen die betrokken zijn bij het proces. Geen wonder dat er taken blijven liggen of dat er misverstanden ontstaan!
Soepele bedrijfsprocessen ontstaan niet vanzelf. De meeste organisaties zijn zo complex dat er verschillende teams of rollen nodig zijn, om een bepaald product of dienst te leveren. Daarom zal duidelijk moeten zijn wat iedereen in het proces van elkaar kan verwachten. Hiervoor is meer nodig dan een procesbeschrijving die eens in het jaar wordt bijgewerkt en rondgemaild.
Blijf je processen evalueren en scherp stellen
Bij ieder proces loont het om regelmatig met alle betrokkenen rondom te tafel te gaan zitten om de taakverdeling en de samenwerking te bespreken. Wat gaat er goed en wat kan er nog beter? Door je bedrijfsprocessen voortdurend te evalueren en aan te scherpen, leg je de lat steeds wat hoger. Het resultaat: meer productiviteit en betere dienstverlening. Ook de betrokkenheid en motivatie van de medewerkers gaat omhoog. Ze leren hun brede team steeds beter kennen en waarderen.
We weten allemaal dat teamwerk en overleg werkt. In de sport leren we onze kinderen van jongs af aan dat het belangrijk is om goed met anderen samen te werken. Dat je samen verder komt dan in je eentje. Het is toch te gek dat we deze wijze lessen niet opvolgen in het bedrijfsleven en daarmee belangrijke kansen laten liggen. Ook op de werkvloer moet je scherp blijven om te scoren!
Ted Twaalfhoven
CEO Engage Process B.V.
